วิสัยทัศน์ผู้บริหารต่อการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศให้ประสบผลสำเร็จในองค์กร

เทคโนโลยีสารสนเทศมีประโยชน์ต่อการพัฒนาประเทศให้เจริญก้าวหน้า เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับวิถีความเป็นอยู่ของสังคมสมัยใหม่มีผลกระทบต่อทุกสิ่งทุกอย่างทั้งทางด้านการดำเนินชีวิต เศรษฐกิจ สังคม การเมือง การศึกษาและอื่นๆ เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นสิ่งที่จำเป็น สำหรับการดำเนินการในหน่วยงานต่างๆ

ปัจจุบันประเทศไทยของเรามีหลายหน่วยงานได้นำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้งานกันจนประสบผลสำเร็จ เช่น ระบบทะเบียนราษฎรของกรมการปกครองกระทรวงมหาดไทย ระบบทะเบียนภาษีอากรของกรมสรรพากร หรือในหน่วยงานย่อยอย่างระบบเวชระเบียนในโรงพยาบาลต่างๆ

ในแวดวงการศึกษาเราก็มีการนำมาใช้งานกันมากในปัจจุบัน แต่การใช้งานยังเป็นการนำมาใช้งานที่พัฒนาต่อจากเครื่องพิมพ์ดีดไม่มากนัก เป็นการเก็บข้อมูลที่กระจัดกระจายยังไม่สามารถรวบรวมเป็นหมวดหมู่และค้นหาได้ง่ายๆ ต้องบอกว่ายังไม่มีระบบฐานข้อมูลเลยก็ว่าได้

ทำไมการใช้เทคโนโลยีในโรงเรียนจึงยังไม่ก้าวหน้า?

เหตุผลเดียวที่อยากจะกล่าวถึงคือ วิสัยทัศน์ของผู้บริหาร ไม่ได้พูดเองหรอกครับ ชาร์ล บี แวง ผู้เขียนหนังสือ Techno Vision II ได้กล่าวถึงปัญหาการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในองค์กรต่างๆ ว่า เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้การดำเนินงานในองค์กรทำได้สะดวก รวดเร็ว เข้าถึงข้อมูลได้ง่าย เป็นผลทำให้ต้องปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานต่างๆ โดยเน้นให้มีประสิทธิภาพในเรื่องเวลา ทำงานได้มากขึ้นในขณะที่ใช้เวลาน้อยลง การแข่งขันทำให้เกิดบริการระบบ 24x7x52 นั่นคือ การให้บริการตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันใน 52 สัปดาห์ ทำให้ได้รับความนิยมอย่างร้านเซเว่นอีเลเว่น การศึกษาก็น่าจะทำได้ในรูปแบบนี้เช่นเดียวกัน

แต่ผู้บริหารการศึกษา ระดับสูง กลาง ต่ำ ส่วนใหญ่เป็นคนรุ่นเก่า ที่มิได้เติบโตหรือพัฒนามากับเทคโนโลยี แนวคิดหลายอย่างจึงไม่พัฒนาที่จะแข่งขันได้ หลายองค์กรจึงประสบปัญหา และในที่สุดหลายองค์กรต้องล้มโครงการไปอย่างน่าเสียดาย

ความกลัวเทคโนโลยีทำให้ผู้บริหารหลายคนไม่กล้าตัดสินใจ ทำให้พลาดโอกาสที่สำคัญในการแข่งขัน หรือการก้าวขึ้นเป็นผู้นำ แต่ผู้บริหารบางคนก็กลัวว่าจะน้อยหน้าผู้อื่น ก็จะตัดสินใจลงทุนทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเกินความจำเป็น จนกลายเป็นแหล่งสะสมเครื่องมือทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่ล้าสมัยก่อนที่จะได้ใช้ประโยชน์จากมัน

            ความล้มเหลวในการลงทุนทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่ขาดวิสัยทัศน์ ทำให้การพัฒนางานเทคโนโลยีสารสนเทศไม่ก้าวหน้า เพราะการขาดการวางแผนที่ดี ไม่มีผู้รับผิดชอบดูแลหรือไม่มีเจ้าภาพ ต่างคนต่างทำแม้จะอยู่ในองค์กรเดียวกัน เรียกว่า สะเปะสะปะกันไปหมด แม้จะอยู่ในกระทรวง ทบวง กรมเดียวกัน

ชาร์ล บี แวง บอกว่า เพราะประเทศเราขาดผู้บริหารระดับสูงดูแลเทคโนโลยีสารสนเทศโดยเฉพาะ และกำหนดตำแหน่งเป็น ซีไอโอ (CIO - Chieft Information Officer) เราคงเคยได้ยินผู้ว่า ซีอีโอ (CEO) กันมาแล้วที่ทำหน้าที่บริหารงานในจังหวัด ดูแลสารทุกข์สุขของประชาชนในจังหวัด ผู้บริหารซีไอโอก็ทำนองเดียวกันจะดูแลวางแผนในเรื่องเทคโนโลยีสารสนเทศ การให้บริการข้อมูลข่าวสาร

ณ วันนี้เรามีกระทรวงเจ้าภาพที่ชื่อ กระทรวงไอซีที แต่กระทรวง ทบวง กรมอื่นๆ กลับยังไม่คืบหน้า ยังไม่มีตำแหน่ง ผู้บริหารซีไอโอ ที่จะทำหน้าที่กำหนดและวางแผนยุทธศาสตร์ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศกันเลย ยังคงเอาไปฝากไว้กับคนกลุ่มเดิมๆ ที่ทำหน้าที่สารพัดเรื่องตั้งแต่สากกะเบือยันเรือรบ

การทำงานในระดับองค์กรล่างอย่างโรงเรียนก็เช่นเดียวกัน ผู้บริหารโรงเรียนจะต้องทำหน้าที่เป็นซีไอโอ หรือไม่ก็ต้องมีการสรรหาผู้รับผิดชอบ ดูแลงานเทคโนโลยีสารสนเทศให้เป็นผู้รับผิดชอบด้านนี้แทน เพื่อให้เกิดการวางแผนและพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศของหน่วยงาน ให้มีศักยภาพ เกิดประโยชน์สูงสุดด้วยต้นทุนที่ต่ำที่สุด วางแผนพัฒนาระยะยาว 3 - 5 ปี เพื่อให้มีกรอบการทำงานและเป้าหมายที่ชัดเจน ไม่สะเปะสะปะ สามารถควบคุมทิศทางการดำเนินงานและงบประมาณได้

การทำงานของคนไทยเรานี่แปลกอย่างหนึ่งคือ จะทำอะไรก็ต้องลงทุนที่เครื่องมือราคาแพงก่อน ทั้งๆ ที่ไม่อาจประเมินได้ด้วยซ้ำว่า จะสามารถทำงานได้สำเร็จหรือไม่ คุ้มค่ากับการลงทุนหรือเปล่า? ผมอยากให้ทุกๆ องค์กรเริ่มต้นด้วยการทำแผนพัฒนาบุคลากรไปพร้อมๆ กับการค่อยๆ นำเอาเครื่องมือเทคโนโลยีเข้ามาใช้งาน เพราะไม่เช่นนั้นจะเป็นว่ากว่าจะทำให้บุคลากรใช้งานได้เครื่องมือนั้นก็ตกรุ่นหรือหมดสภาพการใช้งานแล้ว

ประสบการณ์ในการพัฒนาบุคลากรในโรงเรียน

ผมเป็นผู้หนึ่งที่อยากได้เทคโนโลยี แสวงหาเทคโนโลยี และนำมาปรับใช้ในองค์กรด้วยการลองผิดลองถูกมาหลายปี เลยมีเรื่องจะเล่าให้ฟังเป็นข้อคิดที่ท่านอาจจะนำไปปรับใช้ในหน่วยงานของท่านได้บ้าง

• จัดทำแผนพัฒนาระยะ 3 - 5 ปี ผมเริ่มต้นที่วางแผนพัฒนาระยะ 3 ปีก่อน เพื่อนำเสนอต่อฝ่ายบริหารด้วยการลงทุนที่ไม่สูงนัก ผมเริ่มที่เครื่องคอมพิวเตอร์และโมเด็ม 1 ชุด (ขอบริจาคจากผู้ปกครองนักเรียนที่สนิทคุ้นเคย ซื้อมาประกอบเอง) ขอโทรศัพท์สายตรง 1 เบอร์ พร้อมแผนจัดทำเว็บไซต์ของโรงเรียน และอบรมครูให้ใช้งานอินเทอร์เน็ตเป็น 10 คน จากบุคลากรที่คิดว่าน่าจะเป็นผู้นำในการแสวงหาความรู้ใหม่ๆ ในโลกไอทีได้ (เมื่อ 7 ปีที่แล้ว) บางท่านอาจจะบอกว่า ผมมักน้อยจัง อย่าลืมว่านี่มัน 7 ปีมาแล้วนะครับ ผมพูดเรื่องการทำระบบอินทราเน็ต และเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเข้าในโรงเรียนมีรู้เรื่องกันไม่กี่คนหรอกครับ ร้านอินเทอร์เน็ตคาเฟ่พึ่งจะเริ่มมีในต่างจังหวัด (จังหวัดใหญ่ๆ) ถ้าเกิดโครงการไม่สำเร็จเราก็ลงทุนไปไม่มากพอแก้ตัวได้
• สร้างแนวร่วม เป็นการพัฒนาบุคลากรในกลุ่ม 10 คนนั้น ซึ่งกระจายอยู่ในหมวดฝ่ายต่างๆ ให้มีความกระตือรือล้นในการใช้งานอินเทอร์เน็ต มีแนวความคิด มองเห็นความสำคัญและประโยชน์ของการใช้งานเครือข่าย ได้ผลครับ บุคลากรกลุ่มนี้พอว่างก็จะมาขลุกอยู่ที่ห้องผม เพราะมีที่เดียวที่ต่ออกไปสู่เครือข่ายได้ เป็นเครือข่ายเล็กๆ 5 เครื่องเท่านั้น (ใช้เครื่องเดิมที่มีอยู่มาต่อเข้าด้วยกัน) ทำให้คนอื่นๆ ในหมวดเริ่มสงสัยว่า ห้องคอมพิวเตอร์มีดีอะไร? ก็เลยขอมาดูด้วยคน ก็มีจำนวนผู้รับความรู้เพิ่มมากขึ้นไปอีก
• พัฒนาเว็บไซต์เพื่อเสนอข่าวสาร ในระหว่างนี้ผมก็ซุ่มเงียบศึกษาและพัฒนาเว็บไซต์ของโรงเรียนไปอย่างต่อเนื่อง จนคิดว่าพร้อมที่จะโชว์ได้แล้ว จากนั้นก็ถึงเวลาที่เราจะบูม (BOOM!) โครงการได้แล้ว

เมื่อทุกอย่างพร้อมก็ได้เวลาที่จะบุกตลุยสู่โครงการใหญ่ นั่นคือการนำเสนอการทดลองที่ผ่านมาต่อฝ่ายบริหารพร้อมกับแผนพัฒนาระยะที่ 2 ซึ่งจะดำเนินการวางเครือข่ายหลักใยแก้วนำแสงให้ครอบคลุมพื้นที่อาคารเรียนทุกอาคาร การนำเสนอโครงการเป็นไปอย่างราบรื่นเพราะเรามองปัญหาอย่างเป็นระบบ มีวิธีการจัดการที่ดี ทุกอย่างผ่านไปได้ด้วยดีเพราะทุกคนได้รับประสบการณ์มาระยะหนึ่งและเชื่อว่าเรามีศักยภาพที่จะทำให้เกิดผลดีต่อองค์กร

ความฝันของผมกับโครงการที่พึ่งเริ่มต้น

หลังจากได้ดำเนินกลยุทธต่างๆ มาพอสมควร ณ เวลานี้โครงการเครือข่ายเทคโนโลยีสารสนเทศของหน่วยงานผมประสบผลสำเร็จในระดับหนึ่งแล้ว การพัฒนาก้าวต่อไปคือการสานฝันให้สำเร็จกับโครงการใหญ่ การพัฒนาเพื่อนครูให้ก้าวไปสู่ครูบนห้องเรียนเครือข่าย ซึ่งเป็นเรื่องที่จะต้องดำเนินการให้สำเร็จ

เพราะนอกจากจะเป็นการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้งานเต็มรูปแบบแล้ว นี่เป็นอีกวิธีการหนึ่งที่จะช่วยลดปัญหาการขาดแคลนบุคลากร ซึ่งโรงเรียนใหญ่ๆ มักจะประสบปัญหาเดียวกันคือ อายุเฉลี่ยของครูส่วนใหญ่จะอยู่ที่ประมาณ 45 ปี จึงมีผู้ที่ต้องเกษียณอายุราชการปีละหลายๆ คน ในขณะที่ไม่มีอัตราใหม่มาทดแทน