ในระบบใด ๆ จะมีการกำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลแตกต่างกัน เช่น ในระบบฐานข้อมูลแห่งหนึ่ง มีการกำหนดสิทธิการเข้าถึงฐานข้อมูลไว้ 5 ระดับ ระดับแรกเป็นของผู้ใช้ซึ่งจะดูแลหรือปรับปรุงข้อมูลเฉพาะในส่วนที่เกี่ยวข้องของตนเองเท่านั้น ในระดับที่สูงขึ้นไปจะมีสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลแตกต่างกันตามที่กำหนด ระดับสูงสุดอาจเข้าถึงข้อมูลได้หมด ผู้เกี่ยวข้องระดับสูงสุดจึงเป็นผู้รับผิดชอบข้อมูลทั้งหมด

            นอกจากการใช้ระบบตรวจสอบผู้ใช้และการตรวจสอบรหัสผ่านแล้ว ระบบในการตรวจสอบข้อมูลอย่างอัตโนมัติในบางเรื่องต้องทำด้วย ระบบนี้เรียกว่าระบบตรวจสอบ ทั้งนี้เพราะอาจมีผู้ทุจริตเข้าสู่ระบบโดยไม่ผ่านทางรหัสผ่าน เช่น ผู้ที่รู้เรื่องเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์เป็นอย่างดี อาจเข้าถึงตัวข้อมูลโดยตรงได้ และแก้ไขข้อมูลในจานแม่เหล็กที่เก็บข้อมูลสำคัญ ระบบตรวจสอบนี้จึงเป็นตัวป้องกัน เช่น ในเรื่องบัญชีต้องมีการยืนยันยอดหรือสร้างสมดุลในหลายส่วนที่ตรวจสอบยืนยันกันได้ ระบบตรวจสอบอาจมีกลไกง่าย ๆ เช่น นำตัวเลขในบัญชีมาคำนวณตามสูตร ได้ผลลัพธ์เก็บซ่อนไว้ที่ใดที่หนึ่งที่เป็นความลับ ถ้ามีใครแก้ไขตัวเลขในบัญชีก็สามารถตรวจสอบข้อมูลที่ถูกต้องจากการคำนวณค่าตัวเลขเปรียบเทียบกับของเดิม