สมมติว่า ต้องการเก็บข้อมูลของนักเรียน ซึ่งประกอบด้วยชื่อและคะแนนสอบของนักเรียนในชั้น โดยในส่วนของคะแนนสอบประกอบด้วยคะแนนสอบย่อยสองครั้งและสอบปลายภาคหนึ่งครั้ง ลักษณะของข้อมูลที่จัดเก็บสามารถสร้างเป็น แฟ้ม (file) ได้ โดยในแฟ้มจะมีรายการของนักเรียนแต่ละคน ซึ่งเรียกว่า ระเบียน (record) ภายในระเบียนจะมีกลุ่มข้อมูลย่อยเรียกว่า เขตข้อมูล (field)