ในการนำข้อมูลไปใช้ให้เกิดประโยชน์ หรือการทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศเพื่อที่จะนำไปใช้ประโยชน์ได้ จำเป็นต้องมีการประมวลผลข้อมูลก่อน

        การประมวลผลข้อมูลเป็นกระบวนการที่มีกระบวนการย่อยหลายกระบวนการประกอบกัน ตั้งแต่ การเก็บรวบรวมข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล การจัดเรียงข้อมูล การคำนวณ การทำรายงาน การจัดเก็บ การทำสำเนา รวมถึงการแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล

        การประมวลผลข้อมูลจึงเป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญ เพราะข้อมูลที่มีอยู่รอบๆ ตัวเรามีเป็นจำนวนมาก ในการใช้งานจึงต้องมีการประมวลผลเพื่อให้เป็นสารสนเทศ กิจกรรมหลักของการให้ได้มาซึ่งสารสนเทศจึงประกอบด้วยกิจกรรมการเก็บรวบรวมข้อมูล ซึ่งต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องด้วย กิจกรรมการประมวลผลซึ่งอาจจะเป็นการแบ่งแยกข้อมูล การจัดเรียงข้อมูล การคำนวณ และกิจกรรมการเก็บรักษาข้อมูลซึ่งอาจต้องมีการทำสำเนา หรือทำรายงานเพื่อแจกจ่าย