ส่วนประกอบทั้งห้านี้ล้วนมีส่วนที่ทำให้เกิดสารสนเทศได้ หากขาดส่วนประกอบใด หรือส่วนประกอบใดไม่สมบูรณ์ก็อาจทำให้ระบบสารสนเทศไม่สมบูรณ์ เช่น ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ไม่เหมาะสมกับงาน ก็จะทำให้งานล่าช้า ไม่ทันต่อการใช้งาน การดำเนินการระบบสารสนเทศจึงต้องให้ความสำคัญกับส่วนประกอบทั้งห้านี้
       การจัดการสารสนเทศโดยมีจำนวนข้อมูลไม่มาก อาจจะจัดการด้วยมือ โดยไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์ก็ได้